Politique de confidentialité

En sa qualité d’huissier de justice, LUXOLEX traite constamment des informations confidentielles et les gère avec la plus grande précaution. Pour cette raison, la protection de votre vie privée occupe une place centrale. Aux fins de vous informer le plus exhaustivement possible, vous trouverez dans la présente politique de protection de la vie privée toutes les informations sur les données à caractère personnel que nous collectons, la raison pour laquelle nous les collectons et comment. D’autre part, nous vous informerons sur vos droits et sur la manière dont vous pouvez nous contacter. Ainsi, LUXOLEX ne se concentre pas uniquement sur un traitement efficace en termes de coûts, mais veille également à la protection de toutes les données à caractère personnel traitées par son système.

1. Qui est le responsable de traitement

Vos données personnelles sont collectées et traitées par LUXOLEX, une étude d’huissiers de justice, en tant que responsable de traitement.

LUXOLEX Huissiers de Justice (Bertrand SIKIVIE, Bernard MELOTTE, Aline LAURENT)

Rue Neuve 3

6900 Marche-en-Famenne (Belgique)

LUXOLEX est inscrit(e) à la Banque-Carrefour des Entreprises belges sous le numéro 0842.746.490.

2. Quelle est la portée de la déclaration de confidentialité

Nous attachons une grande importance à votre vie privée et protégeons vos données personnelles en appliquant le Règlement général sur la protection des données (Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles, ci-après « RGPD »). Dans les cas où la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel contient des exigences plus strictes, nous agirons conformément à cette législation. 

Nous respectons la vie privée et nous engageons donc à protéger les données (personnelles) de toutes nos parties prenantes avec le plus grand soin possible, et à ne traiter les données personnelles que de manière équitable et légale. Cette déclaration de confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont LUXOLEX, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles, à quelles fins et explique vos droits en tant que personne concernée. 

Cette déclaration de confidentialité à une portée générale et s’adresse à tous nos requérants, défendeurs, débiteurs ou justiciables ainsi qu’à toute personne qui nous contacte pour nos services.

 Pour des informations spécifiques à votre situation vous pouvez consulter : 

• La déclaration de confidentialité à destination des débiteurs 
• La déclaration de confidentialité à destination des clients/ donneurs d’ordre 

Ces déclarations de confidentialité dites spécifiques doivent être lues conjointement avec les autres politiques de LUXOLEX.

3. Pourquoi LUXOLEX collecte des données à caractère personnel ? 

Par « données à caractère personnel », on entend toute information permettant d’identifier ou de rendre identifiable, directement ou indirectement, une personne au moyen d’un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, une donnée de localisation, un identifiant en ligne, ou d’un ou plusieurs éléments caractéristiques de l’identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de cette personne. 

LUXOLEX a qualité d’étude d’huissiers de justice et est, de ce fait, investie d’une mission légale consistant à exécuter certaines tâches et compétences qui sont décrites à l’article 519 du Code judiciaire belge. Il s’agit principalement des missions suivantes :

• Dresser et signifier tous exploits et mettre à exécution les décisions de justice ainsi que tous les actes ou titres en forme exécutoire ; 
• Effectuer à la requête de magistrats ou à la requête de particuliers des constatations purement matérielles, exclusives de tout avis sur les causes et les conséquences de fait ou de droit qui peuvent en résulter, ainsi que les constatations que nécessitent leurs missions légales ; 
• Procéder aux ventes judiciaires, publiques ou à l’amiable, de biens mobiliers et de navires dans le cadre de l’exécution forcée

Outre pour ces missions principales, LUXOLEX collectera également des données dans le cadre des activités suivantes :

• établir des factures ;
• établir des données statistiques pour le rapportage des services fournis ; 
• recruter du personnel.

4. Quels types de données LUXOLEX collecte-t-elle, quelles sont leurs sources et leurs bases légale ?

LUXOLEX traite les catégories suivantes de données personnelles :

Ces différents types de données peuvent être collectées par LUXOLEX de diverses manières : 

• Les données que vous nous communiquez (par exemple, numéro de téléphone, du numéro de GSM et de l’adresse e-mail du client concerné)
• Les données à caractère personnel que nos systèmes collectent (par exemple, les données financières (numéro de compte, titulaire du compte, montant, …) lorsque vous effectuez un paiement à notre étude.
• Les données à caractère personnel que nous obtenons de la part de tiers (par exemple, les données d’identification (nom, adresse, coordonnées), de données relatives à la créance et au contrat 
• Les données à caractère personnel que nous obtenons de la part de sources authentiques (en sa qualité d’étude d’huissiers de justice, LUXOLEX a accès à certaines sources authentiques tells que  le Registre national des personnes physiques, Fichier Central des Avis de saisie (FCA), Registre de la Direction pour l’Immatriculation des Véhicules (DIV), Office National de l’Emploi, Bureau d’enregistrement.

Le traitement de données personnelles par notre étude est nécessaire à l’exécution de nos missions d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique, ou à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci, ou au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en tant que responsable du traitement, ou à des fins d’intérêts légitimes que nous poursuivons en tant que responsable du traitement. Lorsque vous nous mandatez pour exercer une mission ou que vous nous adressez une demande spécifique, le traitement de vos données peut aussi être fondé sur votre consentement.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne stockons ni ne traitons ces données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. En particulier, vos données personnelles seront stockées dans nos systèmes aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour pouvoir fournir nos services. Dans certains cas, par exemple lorsque nous avons un contrat avec vous ou lorsqu’une obligation légale le requiert, nous pouvons conserver vos données plus longtemps. 

Les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement seront conservées par nous aussi longtemps que votre consentement reste valable.

Certaines périodes de conservation sont déterminées par la loi : les données personnelles doivent alors être conservées conformément à cette période. 

Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s’il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s’oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s’il n’existe plus de raison légitime de les conserver. 

Nous garantissons de ne donner qu’un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée. 

6. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles

Vous pouvez adresser votre demande dans le cadre de l’exercice de vos droits suivants à astrid.leclere@avocat.be  ou nous contacter à l’adresse suivante : 3 Rue Neuve, 6900 Marche-en-Famenne. Nous vous invitons à utiliser notre formulaire de contact disponible sur notre site internet.

Dès l’ouverture du dossier, LUXOLEX demandera à la personne concernée qu’il prouve son identité avant de lui transmettre les données demandées. Une copie de la carte d’identité peut donc être demandée.

Conformément au RGPD, vous pouvez exercer vos droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit à l’information

Nous traitons vos données personnelles en toute transparence en vous informant via cette déclaration de confidentialité ou par des notifications spécifiques au moment de la collecte des données.

Droit d’accès

Vous pouvez consulter vos données personnelles à tout moment sur simple demande. Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet. 

Droit de rectification

Si les données personnelles que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, vous avez toujours le droit de nous demander de les corriger ou de les compléter.

Afin de maintenir vos données à jour, LUXOLEX demande en tout état de cause de lui communiquer toute modification de vos données, comme un déménagement, un changement de votre adresse e-mail ou de votre numéro de téléphone

Droit à l’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles. Nous supprimerons vos données personnelles sans retard injustifié si nous n’avons aucune obligation légale ou raison légitime impérieuse de continuer à les traiter.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez demander que le traitement de vos données personnelles soit limité. Cela signifie que nous sommes autorisés à stocker les données, mais ne sommes plus autorisés à continuer à les utiliser à d’autres fins que le stockage.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de transférer vos données à caractère personnel. Ce droit ne s’applique qu’aux données personnelles que vous nous avez fournies, sur la base de votre consentement ou pour l’exécution d’un contrat. Nous mettrons vos données personnelles à disposition sous une forme structurée, usuelle et consultable afin de les transmettre à un autre responsable du traitement ou, si cela est techniquement possible, de les faire transmettre directement par nous.

Droit d’opposition

Dans des situations particulières, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, si ce traitement s’inscrit dans l’intérêt légitime de LUXOLEX ou dans le cadre de l’intérêt général. LUXOLEX cessera le traitement de ces données à caractère personnel, sauf si elle peut faire preuve de motifs contraignants et légitimes pour le traitement de ces données qui pèsent plus lourds que les vôtres ou si le traitement des données à caractère personnel est lié à l’introduction, à l’exercice ou au fondement d’une action en justice.

Droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données 

Si vous pensez que nous avons enfreint la protection de vos données personnelles, vous pouvez toujours adresser une réclamation à l’Autorité de protection des données : 

Autorité de protection des données

Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles (Belgique)
+32 2 274 48 00

contact@apb-gba.be  
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

7. Sécurité et confidentialité de vos données

LUXOLEX a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d’accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. Tous nos employés et les tiers que nous engageons sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons et protégeons vos données personnelles, vous pouvez toujours nous contacter.

8. A qui transmettons-nous vos données personnelles ?

LUXOLEX ne partage pas vos données à caractère personnel, sauf conformément aux obligations légales. Ainsi, LUXOLEX peut transmettre vos données au donneur d’ordre, aux avocats, aux huissiers de justice, aux services publics, à la Chambre Nationale des huissiers de justice, à d’autres sous-traitants (comme par exemple les serruriers ou service de traduction).

Nous pouvons également communiquer vos données à des tiers, dans les limites de ce qui est nécessaire, lorsque nous devons leur signifier une saisie-arrêt, une cession de créance ou de rémunérations, une délégation de sommes, ou lorsque nous sommes autorisés à les interroger afin de mener des investigations patrimoniales permettant le recouvrement des sommes dont un débiteur est redevable ou encore lorsque s’il s’agit d’une personne à qui vous avez donné mandat ou procuration pour obtenir de nous des informations précises.

9. Transfert de vos données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen

En ce qui concerne les transferts internationaux de données à caractère personnel et leur traitement en dehors de l’Espace économique européen (EEE), les données à caractère personnel ne seront transférées à d’autres organisations que lorsque la législation applicable en matière de protection des données l’exige ou le permet. Nous offrons des garanties appropriées afin que vos droits soient également respectés en dehors de l’EEE, conformément à un niveau adéquat de protection des données, et nous exigeons que le destinataire des données fournisse également des garanties appropriées. Les données à caractère personnel seront toujours protégées conformément aux exigences fixées par la législation de l’UE et des États membres.

10. Mise à jour de la déclaration de confidentialité

LUXOLEX peut à tout moment modifier la présente politique de protection de la vie privée. Nous vous encourageons à consulter périodiquement la déclaration de confidentialité pour se tenir au courant des modifications qui pourraient vous affecter.

11. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour de plus amples informations relatives à la présente politique de protection de la vie privée ou pour toutes plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personne, vous pouvez toujours nous contacter :

• Par courrier : 

LUXOLEX 
Rue Neuve 3
6900 Marche-en-Famenne (Belgique)

• Par e-mail : info@luxolex.be